NEUE BÜROKONZEPTE – MODERNE ARBEITSWELTEN | Ein erster Bericht vom IfVi-Wissensforum 22/01

Das COVID-19-Thema ist natürlich in unserer Gesellschaft immer noch allgegenwärtig, trotzdem ist es auch einmal an der Zeit sich detaillierter mit dem Thema „Neue Bürokonzepte – Moderne Arbeitswelten bei Kommunalverwaltungen“ Gedanken zu machen. Denn ob man wollte oder nicht: In den vergangenen zwei Jahren wirkte die Corona-Pandemie für viele Dinge in den öffentlichen Verwaltungen wie eine Art Beschleuniger, um neue Formen der Zusammenarbeit zu generieren oder die Organisation der eigenen Arbeit neu zu denken.

„Neue Bürokonzepte – Moderne Arbeitswelten“: Was bedeutete das? Darüber machten sich Verwaltungsexperten und -wissenschaftler am 19. Januar beim 1. VfVi-Wissensforum ihre Gedanken, wobei es zuerst um eine Bestandausfnahme ging, was sich in den letzten beiden Jahren gegenüber früher verändert hat. Das kam dabei heraus:

• Viele von uns haben gelernt, sich im mobilen Arbeiten resp. dem sog. Homeoffice einzurichten.

• Verwaltungsmitarbeitende haben viele digitale Tools neu kennengelernt und mussten sich täglich neu mit Formen und Wirkungswiesen der digitalen Zusammenarbeit auseinandersetzen.

• Von heute auf morgen konnten Verwaltungen eine Vielzahl ihrer Services nur noch telefonisch oder online anbieten.

• Beschäftigte verschiedenster Verwaltungen mussten lernen udn haben gelernt, ihr Wissen und vorhandene Dokumente zugänglicher zu machen, so dass andere Mitarbeitende an verschiedenen Orten darauf zurückgreifen konnten und können.

• „Last but not least“ mussten die Menschen, die in den kommunalen Verwaltungen arbeiten, ihre Tätigkeiten auch in den Büros und Arbeitsräumen neu und anders organisieren, haben ihre Schreibtische beispielsweise zeitversetzt mit anderen geteilt, um Rotationen in Teams und Abteilungen zu ermöglichen.

Das sind jetzt nur einige Beispiele, die zeigen, dass nahezu alle Beschäftigten, ob sie das wollten oder nicht, ganz automatisch eine neue und modernere Arbeitswelt geschaffen und kennengelernt haben und sie zu nutzen verstehen. Sowohl in den klassischen Verwaltungsbereichen, in Stadtwerken, Eigenbetrieben oder kommunalen Unternehmen. Beim 1. Wissenforum des Instituts für Verwaltungsinnovation ging es ganz konkret um die positiven wie negativen Erfahrungen, um den Gewinn an Lebens- und Arbeitsqualität einerseits, aber auch um die verschiedensten Unzulänglichkeiten, die bei der Nutzung neuer Bürokonzepte in modernen Arbeitswelten der Verwaltung deutlich wurden. – Ein erstes kleines Fazit ( … in den kommenden Wochen werden weitere Artikel folgen … ):

Manchen Dienststellen und Bereichen, die vielleicht auch schon vor der PAndemie neue Arbeitsformen ausprobiert hatten, fiel die Gewöhnung an das Neue leichter, andere machen vielleicht gerade in der Corona-Zeit die ersten Schritte und benötigten Unterstützung. Das verlangte von allen Beschäftigten, und nicht zuletzt auch von den Führungskräften, ganz neue Kompetenzen und eine andere Haltung, um als Mitarbeitende andere auf diesem Weg gut mitzunehmen und zu begleiten oder aber mitgenommen zu werden.

Wichtig war dabei die Erkenntnis, dass man nicht nur mit attraktiven, individuellen Arbeitsbedingungen neue Mitarbeitende gewinnen kann, sondern dass sich auch die teilweise langjährig in kommunalen Verwaltungen aktiven Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Sinne von Mitarbeiterbindung in neu neuen Konzeptenwiederfinden und auf diese Weise die Attraktivität von Arbeitsplätze bei den Kommunalverwaltungen, den Eigenbetrieben, kommunalen Unternehmen oder auch den Stadtwerken erhalten bleibt.

Aus diesem Grund stand die finale Erklärung der TeilnehmerInnen am 1. VfVi-Wissensforum unter dem Motto „Auswirkungen der neuen Arbeitswege gemeinsam meistern“. Das CBQ Institut für Verwaltungsinnovation wird bis in das Frühjahr hinein an dieser Stelle mehrere Artikel folgen lassen, in denen verschiedene Facetten nener Bürokonzepte beleuchtet werden und es soll anhand einiger Beispiele aus Stadtverwaltungen und kommunalen Unternehmen aufgezeigt werden, welch unterschiedliche Wege einzelne Mitarbeitende oder Teams bei der Gestaltung von neuen Formen der Zusammenarbeit schon gehen. Hieraus gemeinsam voneinander zu lernen, was bei der Gestaltung moderner Arbeitswelten helfen kann oder was vielleicht noch ein Bremsklotz sein könnte, ist das Ziel.

Denn eines ist ganz wichtig: Es gibt viele innovative Ideen und Vorstellungen, wie sich Arbeitsberiche der Verwaltungen weiterentwickeln sollen und wollen. Aber für finale Antworten ist es noch zu früh. Oder wie es Verwaltungsexperte Rainer W. Sauer als einer TeilnehmerInnen des Wissenforums ausdrückte: „Wir müssen uns mit den Behörden und Dienststellen gemeinsam auf den Weg machen, denn schon in wenigen Jahren werden alle unter einen enormen Fachkräftemangel zu leiden haben, dem man sich auf verschiedenen Ebenen wird stellen müssen. In der Gestaltung neuer Arbeitskonzepte und neuer Formen der Zusammenarbeit in den Büros steckt ein enormes Potential, für die Zukunft gut zu gewappnet zu sein. Lassen Sie uns gemeinsam den begonnenen Weg weiter gehen!“